Mitä sairauspoissaolo maksaa yritykselle? Näin ergonomiset investoinnit voivat vähentää kustannuksia

Mitä sairauspoissaolo maksaa yritykselle? Vastaus riippuu työntekijän palkasta, poissaolon kestosta, puuttuvasta osaamisesta ja siitä, miten poissaolo vaikuttaa työhön. Kustannukset muodostuvat myös paljon muustakin kuin sairausajan palkasta. Tuotannonmenetykset, työtehtävien uudelleenjärjestely, hallinnollinen työ ja kuntoutus voivat kasvattaa kokonaiskustannukset huomattavasti suoria palkkakustannuksia suuremmiksi.

Yrityksille tämä tarkoittaa, että ennaltaehkäisevä työympäristötyö ei ole pelkästään hyvinvointikysymys. Se on myös taloudellinen kysymys. Tunnistamalla kuormitusriskit ajoissa ja investoimalla ergonomisiin työpisteisiin työnantaja voi pienentää riskiä, että lievät oireet kehittyvät pitkiksi sairauspoissaoloiksi.

Mistä sairauspoissaolon kustannukset muodostuvat?

Kun työntekijä sairastuu, yritykselle syntyy samanaikaisesti useita erilaisia kustannuksia. Osa niistä näkyy helposti talousjärjestelmässä, kun taas toiset ilmenevät heikentyneenä kapasiteettina, viivästyneinä projekteina tai muun organisaation kasvaneena työkuormana.

• Sairausajan palkka ja työnantajamaksut: Yritys vastaa korvauksista sairausjakson alkuvaiheessa voimassa olevien sääntöjen mukaisesti.
• Tuotannonmenetys: Työtehtävät viivästyvät, niiden tärkeysjärjestystä muutetaan tai ne jäävät kokonaan tekemättä.
• Sijaiset ja ylityö: Työkaverit, konsultit tai sijaiset voivat joutua paikkaamaan poissaoloa.
• Hallinto ja kuntoutus: Esihenkilöiden, henkilöstöhallinnon ja työterveyshuollon on käytettävä aikaa suunnitteluun, seurantaan ja työn mukauttamiseen.
• Vaikutus työyhteisöön: Työkavereiden suurempi kuormitus voi vaikuttaa sitoutumiseen, työn laatuun ja uusien poissaolojen riskiin.

Tämän vuoksi sairauspoissaolon kustannuksia voidaan harvoin arvioida pelkästään sairauslomalla olevan työntekijän palkan perusteella. Saadakseen realistisemman kokonaiskuvan yrityksen on arvioitava myös, miten poissaolo vaikuttaa ympäröivään toimintaan.

Suorat ja epäsuorat kustannukset

Suoria kustannuksia ovat menot, jotka voidaan selvästi yhdistää poissaoloon. Niitä voivat olla sairausajan palkka, työnantajamaksut, ylityökorvaukset tai sijaisen palkkaamisesta aiheutuvat kulut. Nämä kustannuserät ovat yleensä melko helppoja tunnistaa.

Epäsuoria kustannuksia voi olla vaikeampi mitata, mutta ne ovat vähintään yhtä merkittäviä. Kokenut työntekijä voi esimerkiksi hallita tietoa ja osaamista, jota ei pystytä korvaamaan nopeasti. Hänen poissa ollessaan päätöksenteko voi hidastua, asiakassuhteet kärsiä ja työkaverit joutua käyttämään aikaa tehtäviin, jotka eivät normaalisti kuulu heidän vastuulleen.

Pitkä poissaolo voi vaikuttaa myös tiimin toiminnan jatkuvuuteen. Kun työtehtäviä jaetaan uudelleen pitkän ajanjakson ajan, muiden työntekijöiden kuormitus voi kasvaa. Yhden työntekijän sairauspoissaololla voi näin olla seurauksia huomattavasti laajemmalle osalle organisaatiota.

Mitä sairauspoissaolo maksaa käytännössä?

Ei ole olemassa yhtä summaa, joka soveltuisi kaikkiin yrityksiin. Keskeisessä roolissa työskentelevän asiantuntijan sairauspoissaolo voi vaikuttaa toimintaan aivan eri tavalla kuin lyhyt poissaolo organisaatiossa, jossa työtehtävät voidaan helposti jakaa uudelleen.

Käytännön laskelmassa voidaan lähteä työntekijän palkkakustannuksista ja lisätä niihin yrityksen arvio tuotannonmenetyksistä, hallinnollisesta työstä, ylityöstä, mahdollisista sijaisista ja kuntoutustoimenpiteistä. Lisäksi on perusteltua arvioida viivästysten, menetetyn myynnin tai heikentyneen palvelutason arvoa.

Tavoitteena ei tarvitse olla täysin tarkka euromääräinen tulos. Suuntaa-antava laskelma voi riittää osoittamaan, että ennaltaehkäisevät toimenpiteet maksavat usein huomattavasti vähemmän kuin toistuvat tai pitkät sairauspoissaolot.

Rasitusvammat kehittyvät usein vähitellen

Työperäiset rasitusvaivat syntyvät harvoin yhden yksittäisen tapahtuman seurauksena. Ne kehittyvät usein pienistä ja toistuvista kuormituksista, jotka jatkuvat päivästä toiseen. Toimistotyössä kyse voi olla staattisista työasennoista, toistuvista liikkeistä tai työvälineistä, joita ei ole mukautettu käyttäjän tarpeisiin.

Ensimmäisiä merkkejä voivat olla niskan jäykkyys, hartioiden väsyminen, käsien pistely tai ranteen ja kyynärvarren särky. Jos oireet sivuutetaan eikä työskentelytapaa muuteta, vaivat voivat pahentua. Ajan myötä ne voivat heikentää työkykyä ja joissakin tapauksissa johtaa sairauspoissaolon ja kuntoutuksen tarpeeseen.

Ennaltaehkäisevä työ tulisi siksi aloittaa ennen kuin oireet kasvavat niin voimakkaiksi, ettei työn tekeminen enää onnistu. Varhaisilla keskusteluilla, riskien arvioinnilla ja työpisteen yksinkertaisilla muutoksilla voi olla suuri merkitys.

Yleisiä ergonomisia riskejä toimistotyössä

Toimistotyötä pidetään joskus fyysisesti kevyenä, mutta keho voi kuormittua myös silloin, kun liikkeet ovat pieniä. Jos samaa liikettä toistetaan usein tai lihakset pysyvät jännittyneinä pitkään, kehon mahdollisuudet palautua jäävät vähäisiksi.

Perinteinen tietokonehiiri on tästä yksi esimerkki. Koska hiiri sijaitsee yleensä näppäimistön sivulla, käyttäjän on vietävä käsivarsi pois vartalon läheltä. Tämä voi aiheuttaa staattista kuormitusta hartioihin, niskaan ja lapaluiden alueelle. Samalla käsi ja kyynärvarsi tekevät suuren määrän pieniä liikkeitä työpäivän aikana.

Muita yleisiä riskejä ovat liian matalalle sijoitettu näyttö, liian kaukana olevat näppäimistö ja osoitinlaite, käsivarsien tuen puute sekä liian vähäinen vaihtelu istumisen, seisomisen ja liikkumisen välillä.

Näin ergonomiset investoinnit voivat vähentää kustannuksia

Ergonomisissa investoinneissa ei ole kyse pelkästään uusien tuotteiden hankkimisesta. Kyse on työpisteen ja työpäivän suunnittelemisesta siten, että työntekijät voivat työskennellä pienemmällä kuormituksella ja vaihdella työasentojaan enemmän.

Mousetrapperin keskihiiri sijoitetaan näppäimistön eteen, jolloin kädet voidaan pitää lähellä vartaloa. Tämä vähentää tarvetta siirtää käsivartta sivulle ja voi edistää käsien, käsivarsien, hartioiden ja niskan rennompaa työasentoa. MT Keysin avulla toistuvia toimintoja voidaan lisäksi mukauttaa tarpeettomien liikkeiden vähentämiseksi.

Sähköisesti säädettävä työpöytä mahdollistaa istumisen ja seisomisen vuorottelun. Ergonominen seisontamatto voi tehdä seisomisesta mukavampaa, kun taas kyynärvarsituet voivat auttaa keventämään hartioiden ja ylävartalon kuormitusta. Paras vaikutus syntyy oikeiden työvälineiden, tiedon ja hyvien rutiinien yhdistelmästä.

Ergonomia osana työympäristötyötä

Ergonomiaa ei tulisi käsitellä yksittäisenä toimenpiteenä vasta silloin, kun joku on jo saanut kipuja. Sen tulisi olla säännöllinen osa yrityksen työympäristötyötä. Työnantajan on tunnistettava riskit, toteutettava toimenpiteitä ja seurattava, toimivatko tehdyt muutokset.

Ergonominen kartoitus voidaan tehdä esimerkiksi uuden työntekijän aloittaessa, muutettaessa uusiin toimitiloihin tai otettaessa käyttöön hybridityö. Se voidaan sisällyttää myös kehityskeskusteluihin ja työsuojelukierroksiin. Näin ergonomiasta tulee yhteinen vastuu eikä asia, johon kiinnitetään huomiota vasta ongelmien kasvettua suuriksi.

Työympäristöön liittyvän kokonaisuuden tulisi sisältää myös tietoa ja toimintatapoja. Hyvästä tuolista tai hiirestä on vähemmän hyötyä, jos työntekijä ei osaa säätää sitä tai jos työ ei mahdollista taukoja ja vaihtelua.

Etätyö vaatii yhtä paljon huomiota

Hybridi- ja etätyössä työntekijät vaihtavat usein useiden työpisteiden välillä. Kotona työtä saatetaan tehdä keittiönpöydän ääressä kannettavalla tietokoneella ilman toimistolla käytössä olevia apuvälineitä. Tämä voi aiheuttaa suuria eroja viikon aikana syntyvässä kuormituksessa.

Työnantajien tulisi siksi tarkastella ergonomiaa kokonaisuutena riippumatta siitä, missä työ tehdään. Siirrettävät työvälineet, selkeät ohjeet ja keskustelu kotitoimiston olosuhteista voivat auttaa vähentämään riskejä. On myös tärkeää luoda kulttuuri, jossa työntekijät uskaltavat kertoa varhaisista oireista ennen kuin ne alkavat heikentää työkykyä.

Ennaltaehkäisevät toimenpiteet, joista yritys voi aloittaa

Hyvän ennaltaehkäisevän työn ei tarvitse alkaa laajasta projektista. Yritys voi ensin kartoittaa, millaisia oireita esiintyy ja mitkä työtehtävät aiheuttavat eniten kuormitusta.

• Tee säännöllisiä ergonomisia riskinarviointeja.
• Anna työntekijöille tietoa työasennoista, vaihtelusta ja palautumisesta.
• Tarjoa yksilöllisesti säädettäviä työvälineitä.
• Seuraa kivun, jäykkyyden ja puutumisen varhaisia merkkejä.
• Huomioi ergonomia etä- ja hybridityössä.
• Tee tauoista ja liikkumisesta luonnollinen osa työpäivää.

Järjestelmällinen työskentely helpottaa myös sen arvioimista, mitkä toimenpiteet tuottavat tuloksia. Yritys voi esimerkiksi seurata sairauspoissaolojen, toistuvien oireiden ja työntekijöiden työympäristökokemusten kehitystä.

Ergonomia tukee muutakin kuin fyysistä terveyttä

Työpaikka, joka osoittaa työntekijöiden terveyden olevan tärkeä asia, voi vaikuttaa myös viihtyvyyteen ja sitoutumiseen. Kun sopivat työvälineet ovat käytössä ja ongelmiin suhtaudutaan vakavasti, työntekijöiden on helpompi keskittyä työtehtäviinsä.

Ergonomisia investointeja voidaan siksi pitää osana yrityksen tuottavuuden, osaamisen saatavuuden ja työnantajamielikuvan kehittämistä. Ne voivat auttaa työntekijöitä työskentelemään kestävällä tavalla pitkällä aikavälillä ja tukea arvokkaan osaamisen säilymistä organisaatiossa.

Yhteenveto

Mitä sairauspoissaolo maksaa yritykselle? Kokonaiskustannukset muodostuvat paljon muustakin kuin sairausajan palkasta. Tuotannonmenetykset, ylityö, hallinnollinen työ, kuntoutus ja työkavereiden kasvanut kuormitus voivat tehdä sairauspoissaoloista kalliita koko organisaatiolle.

Ennaltaehkäisevällä ergonomiatyöllä yritykset voivat vähentää rasitusvaivojen riskiä ja luoda paremmat edellytykset terveelle ja kestävälle organisaatiolle. Säädettävät työvälineet, säännölliset riskinarvioinnit sekä vaihteluun ja palautumiseen kannustava työkulttuuri ovat tärkeitä osia järjestelmällisessä työympäristötyössä.